Et gratis tilbud fraSmartsona ↗Ingen innlogging · Ingen betaling
Gratis arbeidsbibliotek fra Smartsona

Sjekklister du kan bruke før du trykker send.

Kopier, skriv ut eller bruk dem direkte i et møte. Ingen registrering og ingen e-postadresse kreves.

01

Før du sender: 12 spørsmål

Brukes til: Alle viktige meldinger

  1. Ser mottakeren konklusjonen uten å lese alt?
  2. Fremgår det hvem meldingen gjelder?
  3. Er ønsket handling konkret?
  4. Er kanal, frist og neste steg oppgitt?
  5. Forklares konsekvensen av å handle – eller la være?
  6. Er ansvarlige aktører navngitt?
  7. Er fakta skilt fra vurdering og beslutning?
  8. Er tall gitt med sammenligningsgrunnlag?
  9. Er usikkerhet konkretisert?
  10. Er valg og påvirkningsrom ærlig beskrevet?
  11. Kan noen grupper falle utenfor?
  12. Hvordan skal vi oppdage misforståelser?
02

Mal for endringskommunikasjon

Brukes til: Ny organisering, rutine eller system

  1. Dette endres: [konkret forskjell fra i dag]
  2. Dette gjelder fra: [dato og klokkeslett]
  3. Dette er besluttet: [lukket del]
  4. Dette kan påvirkes: [åpent del og frist]
  5. Derfor gjør vi det: [fakta, vurdering og prioritering]
  6. Dette betyr for deg: [praktiske konsekvenser]
  7. Dette skal du gjøre: [handling, kanal og frist]
  8. Dette vet vi ikke ennå: [usikkerhet]
  9. Neste oppdatering kommer: [dato, kanal og ansvarlig]
03

Mal ved feil eller driftsavvik

Brukes til: Kunder, ansatte eller innbyggere

  1. Hva har skjedd? Beskriv hendelsen uten å spekulere.
  2. Hvem er berørt – og hvem er ikke berørt?
  3. Hva er den praktiske konsekvensen nå?
  4. Hva gjør avsenderen for å begrense skaden?
  5. Hva må mottakeren gjøre, hvis noe?
  6. Hva vet vi fortsatt ikke?
  7. Når og hvor kommer neste oppdatering?
  8. Hvordan repareres tap eller ulempe?
  9. Hva endres for å hindre gjentakelse?
04

Mal for ærlig usikkerhet

Brukes til: Når beslutningsgrunnlaget endrer seg

  1. Dette vet vi nå: [observerte fakta]
  2. Dette vurderer vi som mest sannsynlig: [vurdering og grunnlag]
  3. Dette er fortsatt usikkert: [hva og hvorfor]
  4. Dette kan endre vurderingen: [terskel eller ny kunnskap]
  5. Derfor handler vi likevel: [risiko og prioritering]
  6. Dette bør du gjøre nå: [reversibel og konkret handling]
  7. Vi oppdaterer informasjonen: [tidspunkt og kanal]
05

Kvalitetssjekk av KI-tekst

Brukes til: Når tekst er skrevet eller omskrevet med KI

  1. Kontroller alle fakta, tall, navn og datoer mot kilden.
  2. Fjern påstått empati som ikke følges av handling.
  3. Se etter oppdiktede regler, hjemler og årsaksforklaringer.
  4. Kontroller at KI-en ikke har fjernet nødvendige forbehold.
  5. Marker hvem som faktisk har tatt beslutningen.
  6. Sjekk at vennlig tone ikke skjuler kostnad eller makt.
  7. Bruk virksomhetens faktiske begreper – og forklar dem.
  8. La en ansvarlig person godkjenne før publisering.
06

Fem minutters mottakertest

Brukes til: Før publisering

  1. Finn én person som ligner mottakeren, men som ikke kjenner saken.
  2. Vis teksten uten muntlig forklaring.
  3. Be personen gjenfortelle hovedbudskapet.
  4. Be personen vise hva de ville gjort først.
  5. Spør hva som virker usikkert, skjult eller urimelig.
  6. Noter avviket mellom det dere mente og det personen forstod.
  7. Endre teksten og test én gang til.
Står dere fast etter egenarbeidet?

Smartsona kan hjelpe med å undersøke én tekst eller bygge en felles arbeidsmåte for hele teamet.

Besøk Smartsona ↗